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    關于做好2017年度檔案移交工作的通知

    文章來源: 發布時間:2018年03月14日 點擊數: 字體:

    湖北三峽職業技術學院辦公室

    關于做好2017年度檔案移交工作的通知

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    校屬各單位:

    請將你單位2017年形成的各種門類、各種載體的文件材料(會計檔案應移交歸檔2014年度和2015年度)按移交歸檔的規范和要求收集齊全,并按不同門類填寫好歸檔材料移交表(一式兩份),于4月20日前移交學校綜合檔案室立卷歸檔。

    特此通知。

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    附件:1.湖北三峽職業技術學院歸檔材料移交表

    2.湖北三峽職業技術學院各種門類和載體材料歸檔的移交規范和要求

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    湖北三峽職業技術學院辦公室

    2018年3月14日

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    附件1:

    湖北三峽職業技術學院歸檔材料移交表

    單位:(蓋章)

    序號

    文號或材料號

    文件標題或主要內容

    形成時間

    份數

    頁數

    備注

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    移交人:

    移交時間:

    接收人:

    接收時間:

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    說明:本表由移交單位(人)填寫一式兩份,接收單位(人)簽字后交接雙方各持一份備查。


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    附件2:

    湖北三峽職業技術學院

    各種門類和載體材料移交歸檔的規范和要求

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    (一)文書檔案材料移交歸檔的規范和要求

    (二)專門檔案材料移交歸檔的規范和要求

    (三)基建檔案材料移交歸檔的規范和要求

    (四)科研檔案材料移交歸檔的規范和要求

    (五)設備儀器文件材料移交歸檔的規范和要求

    (六)實物檔案移交歸檔的規范和要求

    (七)電子檔案移交歸檔的規范和要求

    (八)會計憑證移交歸檔的規范和要求

    (九)會計賬簿移交歸檔的規范和要求

    (十)財務報告移交歸檔的規范和要求

    (十一)其他類移交歸檔的規范和要求

    (十二)照片檔案移交歸檔的規范和要求

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    (一)文書檔案材料移交歸檔規范與要求

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    1.文書檔案文件材料主要來源于學校、各處室、各二級學院在職能活動中形成的具有參考、憑證、研究保存價值的原始文件材料及與學校工作緊密相關,需要貫徹執行的上級及有關部門的文件材料。文書檔案材料涉及面廣,按學校2018年修訂的《分類方案、歸檔范圍、保管期限表》即“三合一”(下同)制度要求,應歸檔的文書檔案材料主要包括:黨群、綜合、勞動人事、后勤保障、教學、科研等方面。

    2.嚴格歸檔范圍。按學?!叭弦弧敝贫?,對本校未經會議討論、領導審閱或簽發的未生效的文件、草稿,一般性文件的歷次修改稿,重份文件、圖表;上級機關普發的供參閱或下發征求意見未定稿或僅供參考的抄件、事務性、臨時性文件,上級及有關部門頒發的,但不需貫徹執行的無查考利用價值的文件材料不需歸檔。既不得漏歸,也不得泛泛而歸。

    3.歸檔份數。學校黨、政、工、團編號發文即“紅頭”文件,由校辦兼職檔案員負責收集、登記、積累、編頁整理、定期移交歸檔。其歸檔份數為定稿一份,正本(印件)一式三份(一份入卷歸檔,一份編制發文匯集,一份編制專題匯集);其他“白頭”文件,重要的一式二份,一般的一式一份。

    4.部分文件應成套歸檔。學校及各二級學院發文(包括轉發文和聯合發文)處理簽、簽發稿(定稿)、正文、附件、重要文件的修改稿,職代會、團代會及請示與批復、來文與復文、評選通知與表彰結果、轉發文與被轉發文、聯合發文等內容關聯緊密、不可分割的文件材料要求成套性、且必須反映學校職能活動全過程,以確保歸檔文件完整齊全,準確系統。文號缺失或重復的要附文字說明。

    5.學校年度工作總結以文件形式發出的,其文件編號應預留編排在總結年,不要編排在次年,并與同年工作計劃成套歸檔;上級及有關部門頒發的與我校有關的跨年度編號表彰文件及回復、批復我校報告、請示的文件材料,處理完畢后與相關文件成套歸針對年度整理。

    6.歸檔文件材料、圖表等必須符合公文處理規定。無論“紅頭”文件、“白頭”文件等文尾落款處均應準確、完整、規范署單位名全稱和發文時間,并加蓋單位或部門印章,以示合法有效。

    7.歸檔文書材料簽署完備,制作和書寫材料有利于長期保存。禁用“三色筆”即:鉛筆,紅、藍圓珠書寫、修改簽批、簽閱文件,要求字跡工整、圖表清晰,打印底稿應歸檔領導審核修定稿,用紙要規范,不得采用已用過一頁的“廢”紙打印,文面整潔不得任意涂改。

    8.歸檔文字材料、圖表紙張左邊要預留2.5厘米寬的裝訂頁邊距,上邊要預留2.5厘米寬頁邊距,四周文字不可排列太滿,為檔案整理預留加蓋“檔號章”位置。

    9.歸檔文件材料必須是原件。確有特殊情況只有復印件歸檔的要加蓋歸檔部門印章且附文字加以說明。

    10.超過歸檔期且有保存價值的文件材料需單列交接表登記移交。

    11.“白頭”文件、各種合同、協議及項目材料應“一文一事”,并撰寫實質性內容的標題,文尾落款處應署單位名全稱及年月日后加蓋印章;合同、協議等還應有雙方法人的簽名,并填寫準確簽約時間,以示合法有效。

    12.用印審批單內容填寫應齊全完整,要求按部門結合用印先后時間順序分別排列、裝訂后移交。無需移交用印文件材料復印件。

    13.歸檔文件一般不裝訂成冊,需要手工裝訂成冊的文字材料必須是內容單一、密不可分、有頭有尾有過程的整體,按“一事”、“一會”、“一個活動”裝訂一冊或多冊,裝訂前分別按時間先后順序或內容關聯排列。如:批復、決定、結果應排放在請示、報告等相關文件的前面進行編頁、制作打印卷內文件目錄,以方便查找利用(卷內文件目錄見附1)。

    14.對破損的文件材料應進行修補后再登記移交。

    15.整理編頁。歸檔文件材料應以份(件)為單位編頁號。學?!凹t頭”編號發文按正本、發文處理簽、定稿和重要的修改稿順序排列計為一件編制流水頁號;外收文應從“文件處理單”開始計編頁號,并用鉛筆在有文字正面的右上角和反面的左上角工整填寫頁號。

    16.歸檔文件材料均應同時移交紙質和電子文檔兩種載體材料,并分別按紙質材料和電子歸檔要求進行登記、刻錄、制作電子文檔目錄等。紙質材料歸檔登記表見附2;電子歸檔登記見電子檔案歸檔管理規定附表。

    17.相應的職能部門每年要編寫學校大事記、組織沿革歸檔。

    18.歸檔時間:文書檔案材料按行政年度在次年3月底前進行移交歸檔,以確保綜合檔案室能按時完成年度檔案整理工作。歸檔時應規范填寫歸檔材料移交表一式二份, 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處室、各二級學院和綜合檔案室各持一份備查。

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    附1.卷內文件目錄登記表

    2.紙質材料歸檔登記表

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    附1.

    卷內文件目錄登記表

    序號

    文件字號

    發文機關

    文件題名

    發文日期

    頁數

    備注

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    附2.

    文書檔案紙質材料歸檔登記表

    序號

    發文字號

    發文機關

    文件題名

    發文日期

    份數

    備注

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    (二)專門檔案材料移交歸檔的規范和要求?

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    1.學校專門檔案文件主要來源于教務處、招生就業處、學工處、繼續教育學院、各二級學院等在職能活動中形成的關于招生錄取、新生注冊、在校生名冊、畢業驗印,畢業成績,學籍變更,學生個人遺留檔案等。

    2.嚴格歸檔范圍。對本部門在日常職能活動中形成的具有保存價值的文件材料及時收集積累、登記保管、整理歸檔。以確保歸檔文件資料的齊全完整、準確系統。

    3.歸檔文件材料必須是原件且便于長期保存。專門檔案是重要的學籍管理原始憑證,利用頻率很高。為便于長期保存和頻繁利用,制作和書寫材料必須符合檔案管理要求即不得用鉛筆,紅、藍、圓珠筆等書寫、修改,字跡工整、圖表清晰,文面整潔不得隨意涂改,用紙要規范,不得采用已用過的“廢”紙打印。

    4.規范落款。處室內部行文應在文尾處、名冊類裝訂本在封面正下方落款處室名稱和文件材料形成日期,并加蓋處室印章,以示有效性。

    5.學生異動名冊選擇“院部結合異動后班級、異動日期及異動原因”為主進行排列,學工處關于學生學籍處理的異動文件材料應原文歸檔。

    6.歸檔時間:學生個人遺留檔案自畢業年起兩年后歸檔;其它在次年4月底前移交歸檔。歸檔時應規范填寫歸檔文件材料移交表一式二份, 并逐份(套)進行登記并蓋章履行交接簽字手續,移交簽字表移交單位和綜合檔案室各持一份備查。

    7.加制封面。對于錄取、注冊、在校生名冊及學生成績等內容單一、密不可分、張頁較多的可裝訂成冊。為查找利用方便,可在首頁添加封面。

    8.編頁整理。歸檔文件材料應以“件”為單位編制頁號。對裝訂前已編頁號(必須是一個完整的流水序號)的除外,并用鉛筆在有文字正面的右上角、背面的左上角工整填寫頁號。

    9.相關處室專門檔案歸檔整理封面格式及說明。

    (1)教務處

    ①湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ屆畢業生學歷證書發放名冊(按二級學院或專業分冊裝訂)

    ②湖北三峽職業技術學院ⅹⅹ院ⅹⅹ班級學生畢業成績表

    序號

    專業

    姓名

    頁號

    備注

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    注:此封面放成績表首頁,在封面正下方落款處室名稱及年.月.日,在封面落款處和首頁成績表右下角畢業資格審查欄中分別加蓋教務處印章,以示畢業資格審查的有效性;另將學


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    生轉學、退學等異動情況填寫在備注欄中。

    (2)招生就業處

    普通高職錄取新生名冊按湖北省內和省外分別組成2本,在裝訂本首頁沿用2014年的封面:

    ①湖北三峽職業技術學院在湖北省內ⅹⅹⅹ年普通高等學校錄取名冊

    ②湖北三峽職業技術學院在外?、昶胀ǜ叩葘W校錄取名冊,并制作卷內文件目錄其格式如下:

    生源地

    招生錄取人數

    頁號

    備注

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    ③湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ屆畢業生派遣名冊(按二級學院或專業分冊裝訂)

    (3)學工處

    ①湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ年普通中專錄取名冊。

    ②湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ年普通中專注冊名冊。

    ③湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ屆中專畢業生驗印名冊

    湖北三峽職業技術學院ⅹⅹⅹ―ⅹⅹⅹ學年ⅹ季在校生名冊格式

    院\部

    專業

    班級

    頁號

    備注

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    (4)繼教學院

    ①自考??飘厴I生登記表首頁應附相對應的畢業生名單

    附后的畢業生登記表應按名單先后序號進行排列裝訂。沿用2015年制作的格式如下:

    湖北三峽職業技術學院ⅹⅹ年自考??飘厴I生登記表名單

    序號

    準考證號

    姓名

    性別

    身份證號

    專業名稱

    備注

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    ②成人高等教育畢業證學籍表卷內按專業代碼專業層次、專業名稱、畢業時間、頁號進行裝訂,其封面格式如下:

    湖北三峽職業技術學院ⅹⅹ年成人高等教育畢業生學籍表

    專業代碼

    專業層次

    專業名稱

    畢業時間

    頁號

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    ③成人教育錄取名冊,按錄取時間、專業編制成冊。冊內編制件內文件目錄,錄取總表放第一欄。其件內文件目錄格式如下:

    湖北三峽職業技術學院ⅹⅹ年成人高等教育錄取新生名冊

    序號

    專業層次

    專業名稱

    錄取時間

    頁號

    備注

    1

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    總表

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    (三)基建檔案材料移交歸檔的規范和要求

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    1.基建檔案材料包括基建立項、施工等形成的文件、圖紙、表格、合同、協議、許可證等內容。

    2.歸檔基建檔案文件材料必須是原件,個別只能歸檔復印件的文件材料要求附簡潔說明文字。

    3.歸檔基建檔案文件材料尤其是合同、協議文尾處必須落款雙方單位名稱、簽約日期、簽約法人姓名和加蓋單位印章,以示有效性。

    4.基建合同、協議,規劃、施工、消防等許可證不得與其它文件資料裝訂成冊,須歸檔單份原件。

    5.基建圖紙是建筑物后期維修、改造、擴建的原始依據,要求歸檔原始圖紙并完整齊全、準確系統。對破損的圖紙應按要求進行粘貼、修復完好后歸檔。

    6.同一基建項目材料必須按照立項、招投標、設計、施工、竣工的工程進度和分段施工的先后順序分別集中組卷或排列,不得與其它項目交叉混淆、張冠李戴,并撰寫“工程簡介”一同歸檔。

    7.編頁整理。歸檔基建檔案材料應以份(件)為單位編頁號,即用鉛筆在每頁有用信息紙張正面的右下角和反面的左下角規范填寫頁號。圖紙標有圖號的不需編頁號,但需折疊成A4大小的風琴式形態并按圖紙類別收集齊全完整歸檔。

    8.凡手工裝訂成冊的文件材料必須加裝封面目錄。

    9.杜絕在歸檔文件材料、圖紙中使用鉛筆、紅、藍圓珠筆書寫或修改,文件材料格式規范、字跡工整、文面整潔、圖表清晰不得任意涂改并便于長期保存。

    10.基建文件材料的歸檔時間為工程竣工驗收后的次年3月底前向學校綜合檔案室移交歸檔。歸檔時應規范填寫歸檔文件材料移交表一式二份, 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處室和綜合檔案室各持一份備查。

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    (四)科研檔案材料移交歸檔的規范和要求

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    1.科研文件材料的歸檔范圍:科研檔案材料主要包括我校及二級學院申報立項的課題研究文件材料、教職工出版物、教職工在各級各類刊物上刊登發表的學術文章。

    ??? 2.要求歸檔原件??蒲猩陥罅㈨?、審批、總結、鑒定、推廣應用等文字材料、合同,獎勵、專利證書等應歸原件,個別只能歸檔復印件的要求附文字說明原因。

    ??? 3.要求規范完整落款。歸檔科研檔案材料必須在落款處填寫單位名稱全稱或個人簽名及年月日,并加蓋單位印章,以示有效性。

    4.要求成套收集、整理歸檔。以科研課題為單位結合研究進度即:立項、開題、研發、結題、鑒定、推廣利用等先后順序進行收集、積累、組卷、排列,以份(件)為單位編制頁號,用鉛筆在有文字正面的右下角和反面的左下角規范填寫頁號,并按要求撰寫“課題簡介”后登記歸檔。不得與其它課題文件材料交叉混合、張冠李戴,以確保歸檔科研文件材料的完整齊全、準確系統。

    ??? 5. 對需裝訂成冊的文件材料應附目錄。如:學術文章等,須規范填寫并打印卷內目錄附首頁(卷內目錄見附1),以方便日后查詢利用。


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    ??? 6.教職工出版物必須按湖北三峽職業技術學院教職工出版物登記表(見附2)內容填寫完整信息。

    7.歸檔字跡材料要求。文件材料不得使用鉛筆、紅、藍圓珠筆等不耐久的字跡材料書寫,以確保檔案字跡材料保存的耐久性。

    8.歸檔時間要求。驗收結題的科研課題材料和當年刊登發表的學術文章于次年3月底前向學校綜合檔案室移交歸檔。歸檔時應規范填寫專用”檔案文件材料移交登記表“一式二份, 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處室和綜合檔案室各持一份備查。

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    附1.卷內文件目錄

    2.湖北三峽職業技術學院教職工出版物登記表

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    附1.

    卷內文件目錄

    序 號

    文號或

    證書號

    責任者

    題?? 名

    日 期

    起 止

    頁 號

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    附2.

    湖北三峽職業技術學院教職工出版物登記表

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    序號

    出版發行

    社名稱

    出版物題名

    作者姓名

    主編或參編或獨編

    出版發

    行時間

    所在

    章節

    所在

    張頁

    備注

    1

    ?

    中國護理學雜志社

    老年護理學講

    陳香怡

    主編

    20150511

    第二章

    6-20

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    (五)設備儀器檔案材料移交歸檔的規范和要求

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    ??? 1.設備儀器檔案材料歸檔范圍主要包括學校采購的高、精、尖設備儀器的全套隨機開箱文件,包括合格證、隨機圖、使用說明書、保修單、安裝規程、裝箱單及設備儀器購置請示、批復、招標定購合同、協議、安裝調試、使用檢修、故障事故記錄、設備履歷表等。2015年以前購買的單價在50萬元及以上,2015年以后購買的單價在20萬元及以上。

    ??? 2.要求成套性歸檔。設備儀器文件材料要求成套性歸檔,確保完整齊全、準確系統,型號與設備儀器匹配一致。并按品名和型號將成套隨機材料集中排列、逐份登記歸檔。不得將數個設備儀器的文件材料混雜在一起。

    3.設備儀器檔案材料要求歸檔原件,為方便使用,各處室和各二級學院可留復印件。

    4.歸檔時間:國產設備儀器驗收完畢投入使用一個月后,引進設備儀器為索賠期滿后一個月后移交歸檔。歸檔時應規范填寫附件1(一式二份), 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處室和綜合檔案室各持一份備查。


    ?

    (六)實物檔案移交歸檔的規范和要求

    ?

    1.學校的實物檔案包括學校、各處室及二級學院受上級及有關部門頒發的獎牌、獎狀、獎杯、錦旗等獎品類、印章類、字畫類、贈品和其他有保存價值的實物材料。

    2.實物檔案應按年度和類別如獎牌、獎杯、錦旗等獎品類、印章、字畫等類別進行登記(歸檔登記表附后)。做到對號入座,賬物相符,獎品類實物要注明紙質表彰文件相關信息如:發文機關、發文字號和發文時間,以方便查找利用。

    ??? 3.凡移交獎品類的實物檔案要求盡量附表彰文件原件,無原件收文的可歸復印件,如確實不能附文的也應弄清表彰文件的出處、文號填寫在移交備注欄中。

    4.歸檔實物應清潔干凈,不能滿身灰塵,蓬頭垢面。

    5.啟用或廢止印信、印章的文件材料要求用A4紙張加蓋啟用或廢止印模,要求清晰可見,并在印模右邊預留領取或移交人簽名和填寫領取、移交時間位置;對字跡模糊的舊印模應用鋼筆標注其原名稱。

    6.實物檔案歸檔時間為次年3月底以前。歸檔時應規范填寫專用檔案文件材料移交登記表一式二份, 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處、室和綜合檔案室各持一份備查。

    ?

    附1.湖北三峽職業技術學院印章歸檔登記表

    2.湖北三峽職業技術學院實物檔案歸檔登記表

    附1.

    湖北三峽職業技術學院印章歸檔登記表

    序號

    印章名稱

    印章

    材質

    印章啟

    用時間

    印章廢

    止時間

    啟用或廢止印模

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    移交單位:??????????????????????? 接收單位:

    移交人:????????????????????????? 接收人:

    年?????? 月???? 日

    附2.

    湖北三峽職業技術學院實物檔案歸檔登記表

    序號

    頒發時間

    實物名稱

    頒制單位

    件數

    備注

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    移交單位:??????????????????????? 接收單位:

    移交人:????????????????????????? 接收人:

    年?? 月?? 日


    (七)電子檔案移交歸檔的規范和要求

    ?

    ??? 1.電子檔案的載體主要有光盤、磁盤、磁帶、錄音、錄像等。學校綜合檔案室目前主要接收與歸檔文件材料相對應的光盤電子檔案。

    2.學校年度發文,學校各處室、各二級學院年度在職能活動中形成的、校辦通過電子政務網下載的與我校有關的、具有歸檔保存和利用價值的收文材料,必須刻錄與紙質文件材料內容相對應的電子檔案,即光盤一同歸檔。?????

    3.要求光盤刻錄內容與紙質內容完全一致,光盤刻錄完畢后須制作打印光盤內文件目錄1份(格式附后),逐份填寫刻錄文件的準確信息后移交歸檔。

    4.不得在光盤正反留有其他任何信息和粘貼標簽,光盤兩面須清潔無劃痕,刻錄內容完整齊全,查讀信息清晰可見并裝盒歸檔。

    5.歸檔時間和要求:刻錄完畢后與相對應的文件材料等在次年3月底前進行移交歸檔。歸檔時應規范填寫歸檔文件材料移交表一式二份, 并登記光盤主要內容,并履行移交簽字手續,移交簽字表各處室、二級學院和綜合檔案室各持一份備查。

    ?

    附:光盤刻錄文件目錄


    附:

    光盤刻錄文件目錄

    光盤序號

    刻錄文序號

    文?? 件?? 題?? 名

    文件

    大小

    文? 件

    日? 期

    備 注

    1

    1

    湖北三峽職業技術學院

    辦公室2015年工作計劃

    23KB

    20160306

    ?

    ?

    2

    湖北三峽職業技術學院

    辦公室2015年工作總結

    30KB

    20160306

    ?

    ?

    3

    ………

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    2

    1

    湖北三峽職業技術學院

    2016年元旦晚會照片

    1.30MB

    20161231

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    2

    ………

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    (八)會計憑證移交歸檔的規范和要求

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    1.劃分保管期限:

    會計憑證保管期限為15年。

    2.裝訂:

    首先去掉各類憑證金屬物,記賬憑證按時間順序,原始憑證按憑證號順序,以憑證數量的多少分為若干本,按日、按旬、按月順序排列,加上封面和封底,采用三孔一線的線裝方式裝訂成卷。做到裝訂結實、美觀。破損文件材料要托裱,左側裝訂線內有文字的要接邊,右側超出頁面的要折疊,保持右、下整齊。

    3.組卷:

    一本憑證為一卷。

    4.填寫憑證封面

    按要求填寫憑證封面各項內容。見附1。

    5.蓋檔號章:

    在封面左上角加蓋檔號章,填寫全宗號、目錄號、案卷號。

    全宗號:填寫檔案館給立檔單位編制的代號。未納入進館范圍,沒給定全宗號的機關、企事業單位,檔案實體上全宗號空著不填(我校暫不填全宗號)。

    目錄號:用字母與阿拉伯數字混合編制,大寫字母為門類代號,小寫字母為類別號,阿拉伯數字為目錄號,KJp表示會計憑證。在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。?

    案卷號:用阿拉伯數字編制。會計檔案分憑證、賬簿、財務報告、其他四類后,編混年度的大流水號,如? 1—KJp1—234表示1號全宗會計憑證1號目錄的第234卷,各目錄的案卷號應不超過1000。在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內不允許出現重復的案卷號。

    6.裝盒:

    將整理好的會計憑證裝入會計檔案憑證盒。

    7.填寫會計檔案憑證盒封面和脊背:

    按要求填寫會計檔案憑證盒封面和脊背各項內容(見附2)。

    8.編制目錄:

    ?? 會計憑證整理完成后要編制案卷目錄,見附3。

    ?

    附1.要求填寫憑證封面各項內容

    2.要求填寫會計檔案憑證盒封面和脊背各項內容

    3.會計憑證案卷目錄

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    附1.

    全宗號

    目錄號

    案卷號

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    KJp1

    1

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    會計憑證封面

    單位名稱 :湖北三峽職業技術學院?????????????? 憑證名稱:記賬憑證?????????????????????????? ??????????

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    ?? 2011? ??? 1?? ?? 1?? 日起至?? 2011? ??? 1?? ?? 16? ?日止

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    ?? 2??

    冊次

    本冊是第???? 1????

    記帳憑證

    本冊自第?? ?1?? ?號至第??? 2 3?? ??????????? ??? 2 9???

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    ??? 108?? ?

    本冊憑證合計??? 137?? ?

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    ?會計主管? 張? 三??? 裝訂人? 李? 四 ???2011 年? 2 月 15? 日

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    附2.

    全宗號

    目錄號

    案卷號

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    KJp1

    1

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    ? 會計檔案憑證盒?

    ?

    單??? 位

    名??? 稱

    湖北三峽職業技術學院

    憑??? 證

    名??? 稱

    記賬憑證

    時??? 間

    2011年 1月共 2 冊??? 本盒裝第 1 冊

    記帳憑證

    1號至 23

    附件

    108

    本盒內共 137 ?

    起止時間

    自2011年1月1日起至2011年1月16日止

    歸檔時間

    2013.1.25

    立卷人

    張? 三

    保管期限

    15

    ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

    ?

    全宗號

    ?

    目錄號

    KJp1

    案卷號

    1

    年? 度

    2011

    月? 份

    1

    共2冊

    第1冊

    保管期限

    15

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    附3

    會計檔案目錄

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    檔號:? -KJp1-

    案卷號

    ?????

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    保管期限

    卷內張數

    1

    會計憑證類

    湖北三峽職業技術學院20111月份會計憑證(1)

    20110101

    20110116

    15

    137

    ?

    2

    會計憑證類

    湖北三峽職業技術學院20111月份會計憑證(2

    20110117

    20110131

    15

    128

    ?

    3

    會計憑證類

    湖北三峽職業技術學院20112月份會計憑證

    20110201

    20110228

    15

    98

    ?

    4

    會計憑證類

    湖北三峽職業技術學院20113月份會計憑證

    20110301

    20110331

    15

    112

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    題名的擬寫規則:單位名稱+時間(年、月)+內容。

    起止時間擬寫規則:8位阿拉伯數字,分兩排,起時間在上排,止時間在下排。

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    (九)會計賬簿移交歸檔的規范和要求

    ?

    1.劃分保管期限:

    會計賬簿保管期限為15年和25年。

    2.檢查賬簿啟用及接交表是否填寫完整:

    會計賬簿(定本賬、活頁賬)必須使用并填寫帳簿啟用及接交表(賬簿啟用及接交表應由財務人員填寫),見附1。

    賬簿的檔號填寫方法與憑證一樣,用KJz表示會計賬簿。

    3.編頁碼:

    ??? 在有書寫內容的頁面上編頁碼,正面在“右上角”,背面在“左上角”用鉛筆編流水號。一本賬簿一個流水號。

    4.裝訂:

    定本賬不用裝訂。

    活頁賬首先去掉金屬物,按記賬時間順序,在首頁加上賬簿啟用及接交表,采用三孔一線的線裝方式裝訂成卷。做到裝訂結實、美觀。破損文件材料要托裱,左側裝訂線內有文字的要接邊,右側超出頁面的要折疊,保持右、下整齊。

    5.組卷:

    一本賬簿為一卷。

    6.蓋檔號章:

    賬簿以“本(卷)”為單位,在每本賬的首頁左上角空白處蓋上檔號章。

    檔號章填寫方法與會計憑證一樣,用KJz表示會計賬簿。

    7.裝盒:

    將整理好的會計賬簿根據檔案盒的厚度裝入會計檔案盒,可裝1~n卷。

    會計賬簿不放卷內目錄和備考表,不寫案卷題名。

    8.填寫會計檔案盒封面和脊背:

    按要求填寫會計檔案盒封面和脊背各項內容,見附2。

    9.編制目錄:

    ??? 會計賬簿整理完成后要編制案卷目錄,見附3。

    ?????????????????????

    附1.賬簿啟用及接交表

    2.要求填寫會計檔案盒封面和脊背各項內容格式

    3.會計賬簿案卷目錄格式

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    附1.

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    賬簿啟用及接交表

    ???????????????????????????????????????????????? 檔號:-KJz1-1

    單位名稱

    (印章)

    湖北三峽職業技術學院

    賬簿名稱

    銀行存款賬(第? 1 ?冊)賬簿編號 ?

    ? (第???? 冊)賬簿編號

    賬簿頁數

    本賬簿共? ?34 ??頁

    起止日期

    自? ?2011 ??年?? 1 ?月? ?2? ?日至? ?2011 ?年? ?12 ??月?? ?28 ??日

    負責人姓名

    會計姓名

    復核姓名

    出納姓名

    張 三

    李 四

    王 五

    趙 六

    經?? 管?? 人?? 員

    接??? 管

    交??? 出

    職別

    姓名

    簽名

    簽名

    出納

    趙六

    ?

    ?

    ?

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    2011

    7

    20

    趙六

    出納

    陳七

    2011

    7

    20

    陳七

    ?

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    科目名稱

    頁次

    科目名稱

    頁次

    科目名稱

    頁次

    科目名稱

    頁次

    科目名稱

    頁次

    支出戶存款

    2

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

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    ?

    ?

    財政專戶存款

    3

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    國庫存款

    4

    ?

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    暫收款

    5

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    基本醫療保險統籌基金

    6

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    醫療保險個人賬戶基金

    7

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    基本醫療保險統籌基金收入

    8

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    醫療保險個人賬戶基金收入

    9

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    待轉保險費收入

    10

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    基本醫療保險統籌基金支出

    11

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    醫療保險個人賬戶基金支出

    12

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    附2.

    ?

    ?

    湖北三峽職業技術學院

    會? 計? 檔? 案

    ?

    ?

    自 2011 年 1 月 2 日起至 2011 年 12 月 28日止

    本盒共 ?1? 卷共 34?

    保? 管

    期? 限

    2 5

    ?

    ?

    ?

    全宗號

    目錄號

    案卷號

    盒號

    ?

    KJz1

    1

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    ?

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    年? 度

    2011

    全宗號

    ?

    目錄號

    KJz1

    案卷號

    1

    盒? 號

    ?

    保管期限

    2 5

    ?

    ?

    ?

    ?

    附3.

    會計檔案目錄

    ?

    檔號:? -KJz1-

    ?

    案卷號

    類 別

    題????? 名

    起? 止

    時? 間

    保管期限

    卷內張數

    備 注

    1

    會計賬簿類

    湖北三峽職業技術學院2011年銀行存款賬

    20110102

    20111228

    25

    34

    ?

    2

    會計賬簿類

    湖北三峽職業技術學院2011年總賬

    20110101

    20111231

    15

    56

    ?

    3

    會計賬簿類

    湖北三峽職業技術學院2011年明細賬

    20110101

    20111231

    15

    46

    ?

    4

    會計賬簿類

    湖北三峽職業技術學院2011年分戶賬

    20110102

    20111229

    15

    48

    ?

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    題名的擬寫規則:單位名稱+時間(年、月)+內容。

    起止時間擬寫規則:8位阿拉伯數字,分兩排,起時間在上排,止時間在下排。

    ?

    ?


    ?

    (十)財務報告移交歸檔的規范和要求

    ?

    1.劃分保管期限:

    財務報告保管期限為永久和5年。

    2.編頁碼:

    ??? 財務報告以“件”為單位,在有書寫內容的頁面上編頁碼,正面在“右上角”,背面在“左上角”用鉛筆編流水號。每份文件材料都從1開始編頁碼。

    3.裝訂

    財務報告首先去掉金屬物,按單份文件以“件”為單位,采用三孔一線的線裝方式裝訂成件。做到裝訂結實、美觀。破損文件材料要托裱,左側裝訂線內有文字的要接邊,右側超出頁面的要折疊,保持右、下整齊。

    4.組卷:

    財務報告應區分不同保管期限,將決算報告、季報、月報分開組卷,若數量少,可將季報、月報合并組卷。對財務報告的分析和說明,應當與財務報告合在一起組卷,以保持內容上的聯系性。

    5.蓋檔號章:

    財務報告以“件”為單位,在每件文件的首頁左上角空白處蓋上檔號章。

    檔號章填寫方法與會計憑證一樣,用KJb表示財務報告。

    6.裝盒:

    將已組卷的財務報告裝入會計檔案盒,每盒就是1卷。

    7.編制卷內目錄:

    ??? 財務報告要編制卷內目錄,格式見附1。

    8.填寫卷內備考表:

    財務報告要填寫卷內備考表,格式見附2。

    9.填寫會計檔案盒封面和脊背:

    按要求填寫會計檔案盒封面和脊背各項內容,格式見附3。

    10.編制目錄:

    ??? 財務報告整理完成后要編制案卷目錄,格式見附4。

    ?

    附1.財務報告卷內目錄格式

    2.財務報告卷內備考表格式

    3.財務報告盒封面和脊背各項內容格式

    4.財務報告案卷目錄格式

    ?

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    ?

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    ?

    ?

    附1.

    卷 內 目 錄

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    ?檔號:? -KJb1-1

    ?

    順序

    責任者

    文號

    ? ???

    日期

    備注

    1

    三峽職院

    ?

    湖北三峽職業技術學院2011年度會計決算報表

    20111231

    372

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    附2.

    卷 內 備 考 表

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    ? 說明:

    ??????? ?卷共1件,共372頁。

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    ??????????????????????????????? 人:???? ? ???

    ???????????????????????? ???????立卷時間:2013628

    ??????????????????????????????? 人:???? ? ???

    ??????????????????????????????? 檢查時間:201372

    ?

    ?

    附3.

    ?

    ?

    湖北三峽職業技術學院

    會? 計? 檔? 案

    ?

    湖北三峽職業技術學院2011年度會計決算報表

    自 2011 年 1 月 1 日起至 2011 年 12 月 31日止

    本盒共 ?1? 卷共 ?372?

    保? 管

    期? 限

    永 久

    ?

    ?

    ?

    全宗號

    目錄號

    案卷號

    盒號

    ?

    KJb1

    1

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

    年? 度

    2011

    全宗號

    ?

    目錄號

    Zkb1

    案卷號

    1

    盒? 號

    ?

    保管期限

    永 久

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

    附4.

    會計檔案目錄

    檔號:? -KJb1-

    ?

    案卷號

    ?????

    ?

    ?

    保管期限

    卷內張數

    1

    財務報告類

    湖北三峽職業技術學院2011年會計決算報告

    20110101

    20111231

    永久

    72

    ?

    2

    財務報告類

    湖北三峽職業技術學院20111月份會計月報表

    20110101

    20110630

    5

    96

    ?

    3

    財務報告類

    湖北三峽職業技術學院20112月份會計月報表

    20110701

    20111231

    5

    121

    ?

    ?

    ?

    ?

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    ?

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    ?

    ?

    ?

    ?

    ?


    (十一)會計檔案的其他類移交歸檔的規范和要求

    ?

    1.劃分保管期限:

    其他類保管期限為永久、15年和5年。

    2.編頁碼:

    3.裝訂:

    4.組卷:

    5.蓋檔號章:

    6.裝盒:

    7.編制卷內目錄

    8.填寫卷內備考表

    9.填寫會計檔案盒封面和脊背

    10.編制目錄:

    ?? 其他類2-10項方法同財務報告一致,只是目錄號有區別,用KJq表示其他類。

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?

    ?


    ?

    (十二)照片檔案移交歸檔的規范和要求

    ?

    1.照片檔案是指學校、各處室、各二級學院在重要活動、重大事件及外事接待中形成的具有保存價值的數碼底片和照片。照片檔案一般由數碼底片、照片和說明三部分構成。照片文字說明的成份包括:時間、地點、事由、人物、背景、攝影者等“六要素”(下同)。

    2.歸檔照片要綜合運用“六要素”,概括地揭示每組、每張照片影像反映的全部信息。文字要簡潔、通順,一般不超過200字。要求主題鮮明、中心突出,時間、地點、事件、人物清楚,圖片清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。每次活動或事件為一組,每組照片按重要程度精選3-5張同對應的數碼底片和照片文字說明一同歸檔。

    3.照片和說明應一同整理和存放。即數碼底片和照片、說明一一對應刻錄電子光盤移交;照片按事由結合時間先后順序放入照片冊,每組、張照片應按歸檔整理“六要素”完整擬寫照片說明放入對應的照片右側,整理照片檔案目錄和名稱格式范例附后。

    4.各處室、二級學院上學校新聞或對外宣傳報道采用的照片必須移交歸檔。

    5.歸檔照片尺寸一般為3R? 5吋,移交歸檔時間為次年4月底以前。歸檔時應規范填寫專用檔案文件材料移交登記表一式二份, 并逐份(套)進行登記并履行交接簽字手續,移交簽字表處室、二級學院和綜合檔案室各持一份備查。

    ?

    附:照片檔案目錄和照片名稱格式范例(兩組)

    附:照片目錄格式:

    第一組

    2016年12月16日在湖北三峽職業技術學院大學生活動中心舉行2016年度優秀學生、十佳輔導員(班主任)表彰大會[A1]?1-4[A2]

    湖北三峽職業技術學院大學生活動中心舉行2016年度優秀學生、十佳輔導員(班主任)表彰大會 1

    ?

    湖北三峽職業技術學院在大學生活動中心舉行2016年度優秀學生、十佳輔導員(班主任)表彰大會(出席領導:左1楊燕,左2彭建華,左3鄭澤金,左4戴金剛,左5李學平)2

    ?

    湖北三峽職業技術學院在大學生活動中心舉行2016年度優秀學生、十佳輔導員(班主任)表彰大會上黨委書記鄭澤金講話3

    ?

    湖北三峽職業技術學院在大學生活動中心舉行2016年度優秀學生、十佳輔導員(班主任)表彰大會(受表彰的2016年年度十佳輔導員班主任:鐘映、趙宏、馬凌、胡慧勤、董喆、王啟姣、何婭昀、邵菊、陳航、馬明筠[A3]?)4


    ?[A1]組聯標題

    ?[A2]組聯張號

    ?[A3]注明人物身份

    ?

    ?

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